Corpus version C2.1.0
A ORGANISAÇÃO dos arquivos, e principalmente do arquivo de correspondencia entrada e saída ― que é o principal ― é um dos pontos mais importantes da organisação interna de qualquer escritorio, seja industrial ou comercial.
Esta organisação especial divide-se em trez partes: o arquivo de
correspondencia entrada, o arquivo de correspondencia saída, e o arquivo de
referencia a estas duas. Esta divisão não quere dizer que haja necessariamente
arquivos materialmente diferentes para a correspondencia entrada e saída: quere dizer
apenas que a correspondencia entrada e a correspondencia saída são dois aspectos a
tratar separadamente, ainda que as cartas de uma e as copias das cartas da outra se
reunam sob as capas da mesma pasta ou do mesmo dossier.
Passamos a indicar os processos mais eficientes de arquivar e coordenar a correspondencia entrada, a correspondencia saída, e a referencia a ambas. Muito contribui para a facilidade de trabalho de um escritorio o ter uma boa organisação, de facil consulta, da sua correspondencia.
Comecemos por o que é fundamental. A correspondencia, entrada e saída, tem que ser consultavel por qualquer de trez maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por assuntos. E, como é de vêr, a consulta, de qualquer das trez maneiras, tem que ser o mais facil e o mais perfeita possivel.
Posto isto, e tendo isto sempre presente, entramos, orientadamente, no assunto.
Toda a correspondencia, que entra num escritorio, deve ser
registrada, para fins cronológicos, num livro destinado para êsse fim. Nêsse livro, e
na
O primeiro numero tem, em geral, apenas a conveniencia de dar á carta um sinal distintivo; e, de todos os sinais distintivos, é o sinal numerico o mais simples. O segundo numero tem um fim mais evidentemente prático: numeradas na devida ordem as cartas de uma firma, é facil, retirada qualquer délas do arquivo, ou tendo esquecido alí pô-la, verificar a sua falta, pois é sempre facil verificar um salto de numero.
É êste, como é de vêr, o sistema mais perfeito de registro
imediato, e fiscalisação futura, da correspondencia entrada. Num escritorio, porêm,
que receba todos os dias uma correspondencia numerosissima, e em que urgencias de
expediente obriguem a prestar a essa correspondencia uma atenção imediata, pode
parecer que a relativa morosidade dêste registro, por depressa que seja feito,
constitui um impedimento do trabalho. Não há obstaculo real. É tudo uma questão de
ordem, de disciplina, e de adaptação ás circunstancias, que variam de escritorio para
escritorio. Se o escritorio tem secções, e a correspondencia se pode dividir
nitidamente por elas, o registro de entradas pode comportar a mesma seccionação, e,
dada a cada secção uma letra, a inscripção das cartas entradas pode obedecer a uma
numeração seccional, sem prejuizo da numeração da carta a dentro das da firma que a
escreve. Assim a carta, em vez de ser numerada 17565/122, como no exemplo dado, será
numerada B. 3452/122, sendo B a secção e 3452 o numero de ordem da carta a dentro da
correspondencia entrada nessa secção. Se o escritorio tem muita correspondencia, mas
não comporta divisão em secções, só haverá morosidade no registro de entradas se êsse
registro fôr feito directamente num livro, e portanto por um só empregado. Se, porêm,
a numeração «absoluta» fôr feita por numerador mecanico ― o que permite a um só
empregado «despachar» rapidamente uma grande quantidade de cartas ―, e o apontamento
das firmas remetentes feito em seguida, em papeis soltos, e com a nota dêsse
O livro de entrada de correspondencia, a que temos estado aludindo, tem uma primeira coluna onde se insere a data da entrada da carta; uma segunda coluna onde se insere o numero «absoluto» que recebe; uma terceira onde vai o seu numero «relativo»; uma quarta que é para o nome da firma; e uma quinta, onde se registra a data da resposta (e/ ou o numero déla, se as cartas expedidas tambem são numeradas) ou a indicação de que não teve resposta, porque não tinha que tê-la. Esta ultima coluna tem a vantagem de que por ela, reparando nos espaços que estão em branco, imediatamente se verifica que cartas são aquelas a que falta responder.
Ha só um elemento do livro de entrada de correspondencia que exige uma certa atenção, para que lapsos se não dêem: é a numeração a que chamámos «relativa». É facil dar a uma carta, por engano. o mesmo numero que o da carta anterior da mesma firma: basta que, ao procurar para traz, no livro de entradas, o nome da firma, se salte a ultima inserção. Mas contra isto ha um remedio antecipado, que é muito simples. Ao dar entrada á carta de uma firma, sublinha-se, ou marca-se de qualquer outra maneira clara, o numero da carta anterior; feito isto, nunca haverá duvidas sobre qual é o numero da carta imediatamente anterior de uma firma ― é aquêle que ainda não está sublinhado, ou marcado da maneira que se escolheu.
O genero de êrro, a que acabamos de aludir, dar-se-hia com firmas
com quem houvesse correspondencia freqùente, ou quasi freqùente. Mas com firmas, com
quem não tivesse havido quasi correspondencia nenhuma, o mesmo êrro se poderia dar,
por uma razão oposta. Sendo dificil descobrir, por estar distante, uma carta
anterior, ou a carta imediatamente anterior, da firma, é facil caír-se no êrro de
supôr que a carta entrada é a primeira carta que déla se recebe. Mas contra isto,
tambem, há um remedio anticipado, e seguro. Todos os mezes, e no fim de cada mez, se
deve passar para o arquivo de fichas ou cartões a nota da correspondencia entrada
(como, aliás, tambem
É evidente, porêm, que o livro de registro de correspondencia entrada pode, pela inserção de mais duas colunas, tornar-se absolutamente seguro de consulta, qualquer que seja o fim com que se queira consultá-lo. As duas colunas referidas ficam entre a terceira (que é a do numero «relativo» da carta) e a quarta (que é a do nome da firma). A primeira déstas novas colunas registra o numero «absoluto» da carta imediatamente anterior da firma; a segunda registra o numero «absoluto» da carta imediatamente ulterior. É um genero de registro absolutamente análogo ao que vulgarmente se faz nos copiadores para a correspondencia expedida e nêles copiada; ali se costuma escrever em cada página o numero da pagina onde está a carta anterior da firma, e o numero da pagina onde está a carta seguinte.
Com o livro de entrada de correspondencia assim completamente registrado, e o sistema de fixas organisado como se disse, e registro de correspondencia entrada fica facil e imediatamente consultavel para todos os fins que se imaginem.
A correspondencia, uma vez entrada, fica logo em uma de trez categorias: correspondencia que não tem resposta, correspondencia a responder no proprio dia, correspondencia a responder mais tarde. Sobre o destino imediato da primeira e da segunda ninguem tem dúvidas nem hesitações: a primeira segue logo para o arquivo; a segunda segue para o arquivo pouco depois, feita que esteja a resposta ― no fim do dia, ou na manhã seguinte, o mais tardar. É sobre o destino imediato da correspondencia que aguarda resposta que se estabelece divergencia. Uns são de opinião que essa correspondencia se arquive imediatamente, como a outra, e se aponte de qualquer modo que há que responder-lhe. Outros são de parecer que essa correspondencia se retenha, separada do arquivo, em pasta propria, até que a resposta se efectue.
Os argumentos em favor dos dois criterios dir-se-hia que se
equilibram; se lembra mas é, detalhadamente, aquilo a que há
que responder.
Parece-nos, pois, realmente preferivel o sistema vulgar de retêr
fóra do arquivo a correspondencia que espera resposta. O que nos não parece
preferivel é o sistema ― que, aliás, não é nenhum ― que se adopta para essa retenção
em grande numero de escritorios. Consiste êle em se guardarem essas cartas, sem ordem
nem método, e em geral soltas, numa pasta de Assuntos
Pendentes, ou coisa que o valha. Este processo peca radicalmente contra dois
dos principios fundamentais da disciplina dos trabalhos de escritorio ― (1) não haver
papeis soltos, (2) pôr por ordem tudo que possa ser posto por ordem. O problema é dos
mais simples de resolver: (1) em vez de numa pasta, onde estejam soltas, as cartas
ficam numa pasta onde estejam presas; (2) em vez de estarem dispostas ao acaso nessa
pasta, estão por ordem alphabetica, ou ― o que tambem é ordem, mas pior ― por ordem
cronológica.
Estas considerações fecham o assunto «correspondencia entrada». Nem será preciso, porcerto, lembrar que a carta recebida, ao entrar no arquivo, deve trazer indicada a data em que se lhe respondeu, ou o facto de que não tinha resposta.
A CORRESPONDENCIA saída aparece no arquivo por meio da copia ou copias que déla se tiram. O primeiro problema que deparamos é pois o do processo de tirar essas copias.
Antes do aparecimento a maquina de escrever não havia, para a copia das cartas expedidas, processo mais prático que o chamado «copiador», objeto hoje antipático e, onde o não impõem circunstancias legais, obsoleto. Com efeito, por aborrecido, lento e imperfeito que seja o processo, por mais que se queira simplificá-lo, de passar, por agua e prensa, uma carta ao copiador, êle é de todo ponto preferivel ao único outro processo de copia antigamente conhecido ― o traslado da carta, ou seja o escrevê-la de novo para déla ficar um duplicado.
Com o advento da maquina de escrever e do seu companheiro o papel quimico, suprimiu-se, com ganho de tempo, de perfeição e eficiencia, a velharia do copiador. De tempo, porque no mesmo acto de escrever a carta éla se copia; de perfeição, porque não se emprega agua, nem se corre portanto o risco freqùente e facil de se desfear a carta; de eficiencia, porque se podem tirar varias copias ao mesmo tempo. A invenção do papel quimico de copia ― isto é, do papel quimico que dá uma copia que se pode passar por agua ao copiador ― tornou possivel, onde seja necessario que tal se dê, a conjugação do uso do papel quimico com o uso do copiador; nem se perde tempo, pois a carta pode ser expedida imediatamente, visto que é a sua copia, e não éla, que é copiada naquêle abominavel livro.
Detestamos o copiador, cuja unica vantagem (pois o ser exigido
por lei, onde o é, o torna necessario mas não vantajoso) é que fórma um re
Referimo-nos ao copiador como tendo a unica vantagem de formar o
registro cronologico da correspondencia expedida. Em casas que teem forçosamente que
empregá-lo, seria absurdo estabelecer outra espécie de registro cronologico, visto
essa necessidade ter ao menos esta vantagem. Mas onde não haja necessidade de
copiador, o registro cronologico da correspondencia saída pode ser exactamente
correspondente ao que indicámos para o a correspondencia entrada ― um livro onde a
correspondencia saída se registra da mesma fórma que no outro se registra a
correspondencia entrada, e com igual sistema de alusão e de numeração. Quer dizer, a
correspondencia saída seria numerada do mesmo modo que a entrada, e estes numeros
serviriam para a entre-referencia de um livro para outro: na coluna do livro da
entrada que se destina á indicação de quando se respondeu inserir-se-hia o numero da
carta de resposta; na coluna do livro da saída que se destina á indicação de a quê se respondeu se inseriria o numero da carta respondida,
podendo ainda acrescentar-se, para elucidação inteira, tambem o numero da carta que
veio em resposta depois. É evidente que este sistema de entre-referencias se pode
empregar tambem entre o copiador e o livro de registro da correspondencia
entrada.
Dissemos no principio dêste artigo ― e agora o repetimos ― que a correspondencia, entrada e saída, tem que ser consultavel por qualquer de trez maneiras ― por ordem cronologica, por firmas, e por asuntos. Os dois livros ― o de registro da entrada e o de registro da saída ―, ou o primeiro livro e o copiador (êste perfeitamente registrado) estabelecem a consultabilidade por ordem cronologica, ou, em outras palavras, formam o arquivo cronologico. Temos que estudar agora como se fazem o arquivo por firmas e o arquivo por assuntos.
O arquivo por firmas é de todos o mais importante, porque é o que essencial e freqùentemente se consulta. É natural pois que em torno a êle surja um numero de problemas que em torno aos outros dois.
Os elementos que constituem êste arquivo são elementos directos ― a carta que se recebe do correspondente, e a copia, a papel quimico, da carta que se lhe escreve. Quando se não tire mais que uma destas copias, é para aqui que vai essa copia unica.
O primeiro problema que surge nesta materia é se as cartas recebidas de uma firma e as copias das cartas para éla devem arquivar-se conjunta e intercaladamente, ou, embora juntas, em dois corpos separados. O primeiro processo é aquêle em que as cartas e as copias se arquivam misturadas, e por uma ordem cronologica determinada pelas datas de recepção das primeiras e das datas das cartas de que as segundas são copias. No segundo processo, as cartas e as copias formam, como se disse, dois grupos separados, embora justapostos; e, a dentro de cada grupo, segue-se, do mesmo modo, a ordem cronologica, aliás a unica possivel. O primeiro processo é o quasi universalmente seguido; é, contudo, a nosso vêr, o pior dos dois. São duas as desvantagens evidentes dêsse processo: como em geral o papel de cartas do correspondente e do papel de copias da casa não teem o mesmo formato e corpo, dá-se uma irregularidade de arranjo que torna desagradavel o manuseio, como o seria o de um livro que tivesse folhas de diferentes tamanhos; como, tambem, o que é mais frequentemente preciso é confrontar uma carta com a sua resposta, um sistema que não permita ter as duas lado a lado deante de nós, sem necessidade de desprender ambas de onde estão presas, embaraça muito essa consulta. O segundo processo evita ambos os inconvenientes; e, se tiver havido o cuidado de em cada elemento de um grupo marcar o numero ou data de referencia ao do outro, a entrereferencia dos dois grupos será, não facil, mas facilima. Só no caso de haver pouquissima correspondencia com uma firma se não tornaria fastidiosa a consulta pelo primeiro processo; mas esta excepção é precisamente daquélas que prova a regra, pois, quando ha muito pouca correspondencia, a consulta é sempre facil, qualquer que seja o sistema, desde que se não percam as cartas ou se não arquive Zacarias na letra B.
O segundo problema que surge nesta questão é o do processo
material de arquivo. Deve arquivar-se a correspondencia por firmas em dossiers de um
para cada firma? Deve arquivar-se em um dossier colectivo, dentro do qual as firmas
se disponham por ordem alfabetica? Deve adoptar-se um sistema mixto, onde o primeiro
processo se aplique para as firmas com quem ha muita correspondencia, e o segundo
para aquelas com que ha pouca? Qualquer dos dois sistemas opostos tem vantagens, e o
terceiro, que reune os dois, reune tambem em parte as vantagens dos dois. No primeiro
sismuito pouca correspondencia,
abrindo-se-lhes dossiers especiais logo que a correspondencia comece a tomar algum
vulto. E, como defendemos por preferivel a doutrina da arquivação separada da
correspondencia recebida e das copias da expedida, sustentamos que êste principio se
mantenha tanto para o dossier colectivo como para os dossiers especiais. Haveria dois
dossiers colectivos ― um para a correspondencia recebida, outro para as copias da
expedida. E para cada casa, cuja correspondencia merecesse dossier especial, haveria
igualmente dois dêsses dossiers, do mesmo modo divididos. Distingui-los-hia a côr,
sendo constante, atravez de todo o arquivo, uma côr para todos os dossiers de cartas
recebidas, e outra côr para os das copias das cartas enviadas. A identidade de numero
(ou de nome) nas capas os agruparia a dois e dois. Em tudo isto se trata,
evidentemente, apenas da correspondencia corrente e proxima; a disposição da
correspondencia passada, isto é, de anos anteriores, constitui outro problema, de que
mais adiante trataremos.
O terceiro problema é o da disposição das cartas ou copias dentro dos dossiers. Devem estar soltas, para que a carta ou copia fique sem defeito, e a consulta seja facil? Devem estar presas, para que não seja facil misturarem-se ou cahirem? As vantagens pode dizer-se que se equilibram, porêm é conveniente não esquecer que o evitar papeis soltos é um dos elementos de boa ordem em qualquer escritorio, e, ainda, que a presença de postais, e papeis de formato irregular, entre a correspondencia torna facil a mistura quando ela não esteja presa. Aliás, uma das principais objecções á prisão das cartas e das copias ― mas principalmente das cartas ― é aplicavel sòmente ao processo de prisão mais seguido, que é por perfuração. Ha processos de prisão de cartas em que se não usa a perfuração, mas a pressão. A perfuração, porêm, não tem grandes desvantagens, salvo no caso de postais ou cartas sem margem, em que é dificil não perfurar o texto. Nêstes casos, que são relativamente raros, basta colar a carta ou o postal a um papel forte ― e transparente, se fôr preciso ― e perfurar êste para a fixação no arquivo.
O quarto problema é o da velha questão que surge não só nêste
caso, mas em todo o caso de classificação alfabetica de designações compostas de
A. J. Silva & Costa, Lda. deve
classificar-se em A. J., em Silva, ou
em Costa? Não ha criterio logicamente preferivel; adopte cada
qual o que preferir. O essencial, porêm, é que, adoptado um, se adopte sempre êsse; e
o risco de êrro será reduzido se o arquivo, por firmas, de cartas tiver o seu
complemento (como deve ter, e pelas razões abaixo expostas) num arquivo de fichas ou
cartões de referencia, quantas sejam as maneiras porque se pode classificar o nome da
firma, e os cartões puramente referenciais limitar-se-hão a referir para o cartão com
o nome da firma na disposição em que a classificámos.
O quinto problema é o da organisação do arquivo de
correspondencia passada (isto é, de anos anteriores) e das suas relações com o
arquivo de correspondencia corrente. É a correspondencia recente que precisa de ser
constantemente consultada; a passada só ocasionalmente o tem que ser. O arquivo de
correspondencia divide-se pois em duas partes ― a que deve ser disposta e organisada
para facil consulta imediata; e a que deve estar convenientemente arrumada para
consulta pouco morosa em qualquer ocasião. Já tratámos da disposição da
correspondencia recente, quanto estudámos ― foi o segundo problema nesta materia ― o
«processo material de arquivo». Resta agora que tratemos do arquivo permanente da
correspondencia e das suas relações com o arquivo corrente. A grande maioria das
casas estabelece o arquivo permanente da correspondencia por classificação
cronologica: agrupa em «arquivos» relativos a anos, semestres, ou outros quaisquer
periodos, e por ordem alfabetica de firmas dentro de cada «arquivo», as cartas
recebidas, e as copias das cartas expedidas, durante êsse periodo. Repudiamos êste
sistema porque vai contra o proprio principio do arquivo de correspondencia: o ser
êle primariamente um arquivo por firmas, e não por ordem cronologica. A nosso vêr ― e
nisto somos coërentes com tudo quanto aqui temos exposto ―, o arquivo permanente de
correspondencia deve obedecer a principios identicos aos do arquivo corrente. Em
primeiro lugar, em vez de «arquivos» largos e pesados deve havê-los mais pequenos,
porque a comodidade é uma facilitação, e portanto um elemento vantajoso na
organisação. Em segundo lugar, e para cada firma com que ha correspondencia em certo
vulto, deve um «arquivo» ser empregado para a correspondencia déla em determinado
periodo, havendo tambem um «arquivo» identico (diferente apenas na côr da capa) para
as copias das cartas para essa firma no mesmo periodo. Cada um
A relação entre o arquivo de correspondencia antiga e o de correspondencia corrente estabelece-se por meio de fichas, ou cartões. Como se viu, o mais conveniente é que cada firma tenha um numero, e que com êsse numero se marque tudo que diz respeito a essa firma. O sistema de fichas ou cartões estabelece a passagem dos nomes para os números, e, com isso, agrupa e relaciona automaticamente o arquivo das cartas passadas e o arquivo da correspondencia corrente.
Estas considerações esgotam o arquivo por firmas, no que ha nêle de problemas realmente fundamentais. Falta agora tratar do arquivo por assuntos. Na altura em que vamos da explicação da materia, pouco é preciso dizer a êste respeito. Como as cartas recebidas teem que ser arquivadas no arquivo por firmas, e como em cada carta, recebida ou expedida, se pode tratar de mais de um assunto, o arquivo por assuntos deve ser um arquivo por cartões, ou fichas, com referencias concisas e faceis ás cartas onde os assuntos se tratam. Dado o já exposto, porêm, tudo isto é intuitivo. A êsse respeito, portanto, nada de especial ha que dizer.
A ORGANIZAÇÃO dos arquivos, e principalmente do arquivo de correspondência entrada e saída ― que é o principal ― é um dos pontos mais importantes da organização interna de qualquer escritório, seja industrial ou comercial.
Esta organização especial divide-se em três partes: o arquivo de
correspondência entrada, o arquivo de correspondência saída, e o arquivo de
referência a estas duas. Esta divisão não quer dizer que haja necessariamente
arquivos materialmente diferentes para a correspondência entrada e saída: quer dizer
apenas que a correspondência entrada e a correspondência saída são dois aspetos a
tratar separadamente, ainda que as cartas de uma e as cópias das cartas da outra se
reúnam sob as capas da mesma pasta ou do mesmo dossier.
Passamos a indicar os processos mais eficientes de arquivar e coordenar a correspondência entrada, a correspondência saída, e a referência a ambas. Muito contribui para a facilidade de trabalho de um escritório o ter uma boa organização, de fácil consulta, da sua correspondência.
Comecemos por o que é fundamental. A correspondência, entrada e saída, tem que ser consultável por qualquer de três maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por assuntos. E, como é de ver, a consulta, de qualquer das três maneiras, tem que ser o mais fácil e o mais perfeita possível.
Posto isto, e tendo isto sempre presente, entramos, orientadamente, no assunto.
Toda a correspondência, que entra num escritório, deve ser
registada, para fins cronológicos, num livro destinado para esse fim. Nesse livro, e
na
O primeiro número tem, em geral, apenas a conveniência de dar à carta um sinal distintivo; e, de todos os sinais distintivos, é o sinal numérico o mais simples. O segundo número tem um fim mais evidentemente prático: numeradas na devida ordem as cartas de uma firma, é fácil, retirada qualquer delas do arquivo, ou tendo esquecido ali pô-la, verificar a sua falta, pois é sempre fácil verificar um salto de número.
É este, como é de ver, o sistema mais perfeito de registo
imediato, e fiscalização futura, da correspondência entrada. Num escritório, porém,
que receba todos os dias uma correspondência numerosíssima, e em que urgências de
expediente obriguem a prestar a essa correspondência uma atenção imediata, pode
parecer que a relativa morosidade deste registo, por depressa que seja feito,
constitui um impedimento do trabalho. Não há obstáculo real. E’ tudo uma questão de
ordem, de disciplina, e de adaptação as circunstâncias, que variam de escritório para
escritório. Se o escritório tem secções, e a correspondência se pode dividir
nitidamente por elas, o registro de entradas pode comportar a mesma seccionação, e,
dada a cada secção uma letra, a inscrição das cartas entradas pode obedecer a uma
numeração seccional, sem prejuízo da numeração da carta a dentro das da firma que a
escreve. Assim a carta, em vez de ser numerada 17565/122, como no exemplo dado, será
numerada B. 3452/122, sendo B a secção e 3452 o número de ordem da carta a dentro da
correspondência entrada nessa secção. Se o escritório tem muita correspondência, mas
não comporta divisão em secções, só haverá morosidade no registo de entradas se esse
registo for feito diretamente num livro, e portanto por um só empregado. Se, porém,
a numeração «absoluta» for feita por numerador mecânico ― o que permite a um só
empregado «despachar» rapidamente uma grande quantidade de cartas ―, e o apontamento
das firmas remetentes feito em seguida, em papéis soltos, e com a nota desse
O livro de entrada de correspondência, a que temos estado aludindo, tem uma primeira coluna onde se insere a data da entrada da carta; uma segunda coluna onde se insere o número «absoluto» que recebe; uma terceira onde vai o seu número «relativo»; uma quarta que é para o nome da firma; e uma quinta, onde se regista a data da resposta (e/ ou o número dela, se as cartas expedidas também são numeradas) ou a indicação de que não teve resposta, porque não tinha que tê-la. Esta última coluna tem a vantagem de que por ela, reparando nos espaços que estão em branco, imediatamente se verifica que cartas são aquelas a que falta responder.
Há só um elemento do livro de entrada de correspondência que exige uma certa atenção, para que lapsos se não deem: é a numeração a que chamámos «relativa». E’ fácil dar a uma carta, por engano. o mesmo número que o da carta anterior da mesma firma: basta que, ao procurar para trás, no livro de entradas, o nome da firma, se salte a última inserção. Mas contra isto há um remédio antecipado, que é muito simples. Ao dar entrada à carta de uma firma, sublinha-se, ou marca-se de qualquer outra maneira clara, o número da carta anterior; feito isto, nunca haverá dúvidas sobre qual é o número da carta imediatamente anterior de uma firma ― é aquele que ainda não está sublinhado, ou marcado da maneira que se escolheu.
O género de erro, a que acabamos de aludir, dar-se-ia com firmas
com quem houvesse correspondência frequente, ou quase frequente. Mas com firmas, com
quem não tivesse havido quase correspondência nenhuma, o mesmo erro se poderia dar,
por uma razão oposta. Sendo difícil descobrir, por estar distante, uma carta
anterior, ou a carta imediatamente anterior, da firma, é fácil cair-se no erro de
supor que a carta entrada é a primeira carta que dela se recebe. Mas contra isto,
também, há um remédio antecipado, e seguro. Todos os meses, e no fim de cada mês, se
deve passar para o arquivo de fichas ou cartões a nota da correspondência entrada
(como, aliás, também
É evidente, porém, que o livro de registo de correspondência entrada pode, pela inserção de mais duas colunas, tornar-se absolutamente seguro de consulta, qualquer que seja o fim com que se queira consultá-lo. As duas colunas referidas ficam entre a terceira (que é a do número «relativo» da carta) e a quarta (que é a do nome da firma). A primeira destas novas colunas regista o número «absoluto» da carta imediatamente anterior da firma; a segunda regista o número «absoluto» da carta imediatamente ulterior. É um género de registo absolutamente análogo ao que vulgarmente se faz nos copiadores para a correspondência expedida e neles copiada; ali se costuma escrever em cada página o número da página onde está a carta anterior da firma, e o número da página onde está a carta seguinte.
Com o livro de entrada de correspondência assim completamente registado, e o sistema de fixas organizado como se disse, e registo de correspondência entrada fica fácil e imediatamente consultável para todos os fins que se imaginem.
A correspondência, uma vez entrada, fica logo em uma de três categorias: correspondência que não tem resposta, correspondência a responder no próprio dia, correspondência a responder mais tarde. Sobre o destino imediato da primeira e da segunda ninguém tem dúvidas nem hesitações: a primeira segue logo para o arquivo; a segunda segue para o arquivo pouco depois, feita que esteja a resposta ― no fim do dia, ou na manhã seguinte, o mais tardar. É sobre o destino imediato da correspondência que aguarda resposta que se estabelece divergência. Uns são de opinião que essa correspondência se arquive imediatamente, como a outra, e se aponte de qualquer modo que há que responder-lhe. Outros são de parecer que essa correspondência se retenha, separada do arquivo, em pasta própria, até que a resposta se efetue.
Os argumentos em favor dos dois critérios dir-se-ia que se
equilibram; se lembra mas é, detalhadamente, aquilo a que há
que responder.
Parece-nos, pois, realmente preferível o sistema vulgar de reter
fora do arquivo a correspondência que espera resposta. O que nos não parece
preferível é o sistema ― que, aliás, não é nenhum ― que se adota para essa retenção
em grande número de escritórios. Consiste ele em se guardarem essas cartas, sem ordem
nem método, e em geral soltas, numa pasta de Assuntos
Pendentes, ou coisa que o valha. Este processo peca radicalmente contra dois
dos princípios fundamentais da disciplina dos trabalhos de escritório ― (1) não haver
papéis soltos, (2) pôr por ordem tudo que possa ser posto por ordem. O problema é dos
mais simples de resolver: (1) em vez de numa pasta, onde estejam soltas, as cartas
ficam numa pasta onde estejam presas; (2) em vez de estarem dispostas ao acaso nessa
pasta, estão por ordem alfabética, ou ― o que também é ordem, mas pior ― por ordem
cronológica.
Estas considerações fecham o assunto «correspondência entrada». Nem será preciso, por certo, lembrar que a carta recebida, ao entrar no arquivo, deve trazer indicada a data em que se lhe respondeu, ou o facto de que não tinha resposta.
A CORRESPONDÊNCIA saída aparece no arquivo por meio da cópia ou cópias que dela se tiram. O primeiro problema que deparamos é pois o do processo de tirar essas cópias.
Antes do aparecimento a máquina de escrever não havia, para a cópia das cartas expedidas, processo mais prático que o chamado «copiador», objeto hoje antipático e, onde o não impõem circunstâncias legais, obsoleto. Com efeito, por aborrecido, lento e imperfeito que seja o processo, por mais que se queira simplificá-lo, de passar, por água e prensa, uma carta ao copiador, ele é de todo ponto preferível ao único outro processo de cópia antigamente conhecido ― o traslado da carta, ou seja o escrevê-la de novo para dela ficar um duplicado.
Com o advento da máquina de escrever e do seu companheiro o papel químico, suprimiu-se, com ganho de tempo, de perfeição e eficiência, a velharia do copiador. De tempo, porque no mesmo ato de escrever a carta ela se copia; de perfeição, porque não se emprega água, nem se corre portanto o risco frequente e fácil de se desfear a carta; de eficiência, porque se podem tirar várias cópias ao mesmo tempo. A invenção do papel químico de cópia ― isto é, do papel químico que dá uma cópia que se pode passar por água ao copiador ― tornou possível, onde seja necessário que tal se dê, a conjugação do uso do papel químico com o uso do copiador; nem se perde tempo, pois a carta pode ser expedida imediatamente, visto que é a sua cópia, e não ela, que é copiada naquele abominável livro.
Detestamos o copiador, cuja única vantagem (pois o ser exigido
por lei, onde o é, o torna necessário mas não vantajoso) é que forma um re
Referimo-nos ao copiador como tendo a única vantagem de formar o
registo cronológico da correspondência expedida. Em casas que têm forçosamente que
empregá-lo, seria absurdo estabelecer outra espécie de registo cronológico, visto
essa necessidade ter ao menos esta vantagem. Mas onde não haja necessidade de
copiador, o registo cronológico da correspondência saída pode ser exatamente
correspondente ao que indicámos para o a correspondência entrada ― um livro onde a
correspondência saída se regista da mesma forma que no outro se regista a
correspondência entrada, e com igual sistema de alusão e de numeração. Quer dizer, a
correspondência saída seria numerada do mesmo modo que a entrada, e estes números
serviriam para a entrerreferência de um livro para outro: na coluna do livro da
entrada que se destina à indicação de quando se respondeu inserir-se-ia o número da
carta de resposta; na coluna do livro da saída que se destina à indicação de a quê se respondeu se inseriria o número da carta respondida,
podendo ainda acrescentar-se, para elucidação inteira, também o número da carta que
veio em resposta depois. É evidente que este sistema de entrerreferências se pode
empregar também entre o copiador e o livro de registo da correspondência
entrada.
Dissemos no princípio deste artigo ― e agora o repetimos ― que a correspondência, entrada e saída, tem que ser consultável por qualquer de três maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por asuntos. Os dois livros ― o de registo da entrada e o de registo da saída ―, ou o primeiro livro e o copiador (este perfeitamente registrado) estabelecem a consultabilidade por ordem cronológica, ou, em outras palavras, formam o arquivo cronológico. Temos que estudar agora como se fazem o arquivo por firmas e o arquivo por assuntos.
O arquivo por firmas é de todos o mais importante, porque é o que essencial e frequentemente se consulta. É natural pois que em torno a ele surja um número de problemas que em torno aos outros dois.
Os elementos que constituem este arquivo são elementos diretos ― a carta que se recebe do correspondente, e a cópia, a papel químico, da carta que se lhe escreve. Quando se não tire mais que uma destas cópias, é para aqui que vai essa cópia única.
O primeiro problema que surge nesta matéria é se as cartas recebidas de uma firma e as cópias das cartas para ela devem arquivar-se conjunta e intercaladamente, ou, embora juntas, em dois corpos separados. O primeiro processo é aquele em que as cartas e as cópias se arquivam misturadas, e por uma ordem cronológica determinada pelas datas de receção das primeiras e das datas das cartas de que as segundas são cópias. No segundo processo, as cartas e as cópias formam, como se disse, dois grupos separados, embora justapostos; e, a dentro de cada grupo, segue-se, do mesmo modo, a ordem cronológica, aliás a única possível. O primeiro processo é o quase universalmente seguido; é, contudo, a nosso ver, o pior dos dois. São duas as desvantagens evidentes desse processo: como em geral o papel de cartas do correspondente e do papel de cópias da casa não têm o mesmo formato e corpo, dá-se uma irregularidade de arranjo que torna desagradável o manuseio, como o seria o de um livro que tivesse folhas de diferentes tamanhos; como, também, o que é mais frequentemente preciso é confrontar uma carta com a sua resposta, um sistema que não permita ter as duas lado a lado diante de nós, sem necessidade de desprender ambas de onde estão presas, embaraça muito essa consulta. O segundo processo evita ambos os inconvenientes; e, se tiver havido o cuidado de em cada elemento de um grupo marcar o número ou data de referência ao do outro, a entrerreferência dos dois grupos será, não fácil, mas facílima. Só no caso de haver pouquíssima correspondência com uma firma se não tornaria fastidiosa a consulta pelo primeiro processo; mas esta exceção é precisamente daquelas que prova a regra, pois, quando há muito pouca correspondência, a consulta é sempre fácil, qualquer que seja o sistema, desde que se não percam as cartas ou se não arquive Zacarias na letra B.
O segundo problema que surge nesta questão é o do processo
material de arquivo. Deve arquivar-se a correspondência por firmas em dossiers de um
para cada firma? Deve arquivar-se em um dossier coletivo, dentro do qual as firmas
se disponham por ordem alfabética? Deve adotar-se um sistema misto, onde o primeiro
processo se aplique para as firmas com quem há muita correspondência, e o segundo
para aquelas com que há pouca? Qualquer dos dois sistemas opostos tem vantagens, e o
terceiro, que reúne os dois, reúne também em parte as vantagens dos dois. No primeiro
sismuito pouca correspondência,
abrindo-se-lhes dossiers especiais logo que a correspondência comece a tomar algum
vulto. E, como defendemos por preferível a doutrina da arquivação separada da
correspondência recebida e das cópias da expedida, sustentamos que este princípio se
mantenha tanto para o dossier coletivo como para os dossiers especiais. Haveria dois
dossiers coletivos ― um para a correspondência recebida, outro para as cópias da
expedida. E para cada casa, cuja correspondência merecesse dossier especial, haveria
igualmente dois desses dossiers, do mesmo modo divididos. Distingui-los-ia a cor,
sendo constante, através de todo o arquivo, uma cor para todos os dossiers de cartas
recebidas, e outra cor para os das cópias das cartas enviadas. A identidade de número
(ou de nome) nas capas os agruparia a dois e dois. Em tudo isto se trata,
evidentemente, apenas da correspondência corrente e próxima; a disposição da
correspondência passada, isto é, de anos anteriores, constitui outro problema, de que
mais adiante trataremos.
O terceiro problema é o da disposição das cartas ou cópias dentro dos dossiers. Devem estar soltas, para que a carta ou cópia fique sem defeito, e a consulta seja fácil? Devem estar presas, para que não seja fácil misturarem-se ou caírem? As vantagens pode dizer-se que se equilibram, porém é conveniente não esquecer que o evitar papéis soltos é um dos elementos de boa ordem em qualquer escritório, e, ainda, que a presença de postais, e papéis de formato irregular, entre a correspondência torna fácil a mistura quando ela não esteja presa. Aliás, uma das principais objeções à prisão das cartas e das cópias ― mas principalmente das cartas ― é aplicável somente ao processo de prisão mais seguido, que é por perfuração. Há processos de prisão de cartas em que se não usa a perfuração, mas a pressão. A perfuração, porém, não tem grandes desvantagens, salvo no caso de postais ou cartas sem margem, em que é difícil não perfurar o texto. Nestes casos, que são relativamente raros, basta colar a carta ou o postal a um papel forte ― e transparente, se for preciso ― e perfurar este para a fixação no arquivo.
O quarto problema é o da velha questão que surge não só neste
caso, mas em todo o caso de classificação alfabética de designações compostas de
A. J. Silva & Costa, Lda. deve classificar-se
em A. J., em Silva, ou em Costa? Não há critério logicamente preferível; adote cada qual
o que preferir. O essencial, porém, é que, adotado um, se adote sempre esse; e o
risco de erro será reduzido se o arquivo, por firmas, de cartas tiver o seu
complemento (como deve ter, e pelas razões abaixo expostas) num arquivo de fichas ou
cartões de referência, quantas sejam as maneiras porque se pode classificar o nome da
firma, e os cartões puramente referenciais limitar-se-ão a referir para o cartão com
o nome da firma na disposição em que a classificámos.
O quinto problema é o da organização do arquivo de
correspondência passada (isto é, de anos anteriores) e das suas relações com o
arquivo de correspondência corrente. É a correspondência recente que precisa de ser
constantemente consultada; a passada só ocasionalmente o tem que ser. O arquivo de
correspondência divide-se pois em duas partes ― a que deve ser disposta e organizada
para fácil consulta imediata; e a que deve estar convenientemente arrumada para
consulta pouco morosa em qualquer ocasião. Já tratámos da disposição da
correspondência recente, quanto estudámos ― foi o segundo problema nesta matéria ― o
«processo material de arquivo». Resta agora que tratemos do arquivo permanente da
correspondência e das suas relações com o arquivo corrente. A grande maioria das
casas estabelece o arquivo permanente da correspondência por classificação
cronológica: agrupa em «arquivos» relativos a anos, semestres, ou outros quaisquer
períodos, e por ordem alfabética de firmas dentro de cada «arquivo», as cartas
recebidas, e as cópias das cartas expedidas, durante esse período. Repudiamos este
sistema porque vai contra o próprio princípio do arquivo de correspondência: o ser
ele primariamente um arquivo por firmas, e não por ordem cronológica. A nosso ver ― e
nisto somos coerentes com tudo quanto aqui temos exposto ―, o arquivo permanente de
correspondência deve obedecer a princípios idênticos aos do arquivo corrente. Em
primeiro lugar, em vez de «arquivos» largos e pesados deve havê-los mais pequenos,
porque a comodidade é uma facilitação, e portanto um elemento vantajoso na
organização. Em segundo lugar, e para cada firma com que há correspondência em certo
vulto, deve um «arquivo» ser empregado para a correspondência dela em determinado
período, havendo também um «arquivo» idêntico (diferente apenas na cor da capa) para
as cópias das cartas para essa firma no mesmo período. Cada um
A relação entre o arquivo de correspondência antiga e o de correspondência corrente estabelece-se por meio de fichas, ou cartões. Como se viu, o mais conveniente é que cada firma tenha um número, e que com esse número se marque tudo que diz respeito a essa firma. O sistema de fichas ou cartões estabelece a passagem dos nomes para os números, e, com isso, agrupa e relaciona automaticamente o arquivo das cartas passadas e o arquivo da correspondência corrente.
Estas considerações esgotam o arquivo por firmas, no que há nele de problemas realmente fundamentais. Falta agora tratar do arquivo por assuntos. Na altura em que vamos da explicação da matéria, pouco é preciso dizer a este respeito. Como as cartas recebidas têm que ser arquivadas no arquivo por firmas, e como em cada carta, recebida ou expedida, se pode tratar de mais de um assunto, o arquivo por assuntos deve ser um arquivo por cartões, ou fichas, com referências concisas e fáceis às cartas onde os assuntos se tratam. Dado o já exposto, porém, tudo isto é intuitivo. A esse respeito, portanto, nada de especial há que dizer.