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O arquivo de correspondência

Fernando Pessoa

Revista de Comércio e Contabilidade 5, 25 de abril de 1926.

  • O ARQUIVO DE CORRESPONDENCIA

    A ORGANISAÇÃO dos arquivos, e principalmente do arquivo de correspondencia entrada e saída ― que é o principal ― é um dos pontos mais importantes da organisação interna de qualquer escritorio, seja industrial ou comercial.

    Esta organisação especial divide-se em trez partes: o arquivo de correspondencia entrada, o arquivo de correspondencia saída, e o arquivo de referencia a estas duas. Esta divisão não quere dizer que haja necessariamente arquivos materialmente diferentes para a correspondencia entrada e saída: quere dizer apenas que a correspondencia entrada e a correspondencia saída são dois aspectos a tratar separadamente, ainda que as cartas de uma e as copias das cartas da outra se reunam sob as capas da mesma pasta ou do mesmo dossier.

    Passamos a indicar os processos mais eficientes de arquivar e coordenar a correspondencia entrada, a correspondencia saída, e a referencia a ambas. Muito contribui para a facilidade de trabalho de um escritorio o ter uma boa organisação, de facil consulta, da sua correspondencia.

    *

    Comecemos por o que é fundamental. A correspondencia, entrada e saída, tem que ser consultavel por qualquer de trez maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por assuntos. E, como é de vêr, a consulta, de qualquer das trez maneiras, tem que ser o mais facil e o mais perfeita possivel.

    Posto isto, e tendo isto sempre presente, entramos, orientadamente, no assunto.

    *

    Toda a correspondencia, que entra num escritorio, deve ser registrada, para fins cronológicos, num livro destinado para êsse fim. Nêsse livro, e na propria carta (ou postal), devem ficar registrados, não só a data de entrada, mas tambem dos numeros de entrada ― um, por assim dizer, absoluto; outro, por assim dizer, relativo. O primeiro numero é um numero de ordem da carta a dentro de toda a correspondencia; assim as cartas entradas numa ocasião são registradas com numeros seguidos, em seguimento dos das cartas imediatamente anteriores, sendo, é claro, indiferente quais as cartas que tomam precedencia de outras quando entram na mesma ocasião. O segundo numero é um numero de ordem da carta a dentro da correspondencia da casa que a escreveu. Um exemplo: determinada carta terá a data de recepção 13 de Abril de 1926, e nos numeros 17565/122; quere dizer que esta carta é a 17565.ª recebida pelo escritorio, e a 122.ª recebida da casa que a escreveu.

    O primeiro numero tem, em geral, apenas a conveniencia de dar á carta um sinal distintivo; e, de todos os sinais distintivos, é o sinal numerico o mais simples. O segundo numero tem um fim mais evidentemente prático: numeradas na devida ordem as cartas de uma firma, é facil, retirada qualquer délas do arquivo, ou tendo esquecido alí pô-la, verificar a sua falta, pois é sempre facil verificar um salto de numero.

    É êste, como é de vêr, o sistema mais perfeito de registro imediato, e fiscalisação futura, da correspondencia entrada. Num escritorio, porêm, que receba todos os dias uma correspondencia numerosissima, e em que urgencias de expediente obriguem a prestar a essa correspondencia uma atenção imediata, pode parecer que a relativa morosidade dêste registro, por depressa que seja feito, constitui um impedimento do trabalho. Não há obstaculo real. É tudo uma questão de ordem, de disciplina, e de adaptação ás circunstancias, que variam de escritorio para escritorio. Se o escritorio tem secções, e a correspondencia se pode dividir nitidamente por elas, o registro de entradas pode comportar a mesma seccionação, e, dada a cada secção uma letra, a inscripção das cartas entradas pode obedecer a uma numeração seccional, sem prejuizo da numeração da carta a dentro das da firma que a escreve. Assim a carta, em vez de ser numerada 17565/122, como no exemplo dado, será numerada B. 3452/122, sendo B a secção e 3452 o numero de ordem da carta a dentro da correspondencia entrada nessa secção. Se o escritorio tem muita correspondencia, mas não comporta divisão em secções, só haverá morosidade no registro de entradas se êsse registro fôr feito directamente num livro, e portanto por um só empregado. Se, porêm, a numeração «absoluta» fôr feita por numerador mecanico ― o que permite a um só empregado «despachar» rapidamente uma grande quantidade de cartas ―, e o apontamento das firmas remetentes feito em seguida, em papeis soltos, e com a nota dêsse numero, por diversos empregados, pode, executado êsse trabalho, um empregado passar socegadamente ao livro de entradas o resultado dêle, sem em nada estorvar a atenção urgente que tenha que dar-se ás cartas, pois já as não terá em seu poder. Faltará a aposição, nas cartas, do numero a que chamámos «relativo»; mas êsse, que o empregado póde verificar no livro de entradas, pelo exame de entradas anteriores, lança-o êle depois nas proprias cartas, que, como será êle o encarregado de arquivo, lhe voltarão ás mãos no decurso do dia para que as insira, ou faça inserir, nas respectivas pastas ou dossiers. Que, em materia de organisação, todos devem compenetrar se de um principio: nada é dificil nem complexo desde que haja método e ordem.

    O livro de entrada de correspondencia, a que temos estado aludindo, tem uma primeira coluna onde se insere a data da entrada da carta; uma segunda coluna onde se insere o numero «absoluto» que recebe; uma terceira onde vai o seu numero «relativo»; uma quarta que é para o nome da firma; e uma quinta, onde se registra a data da resposta (e/ ou o numero déla, se as cartas expedidas tambem são numeradas) ou a indicação de que não teve resposta, porque não tinha que tê-la. Esta ultima coluna tem a vantagem de que por ela, reparando nos espaços que estão em branco, imediatamente se verifica que cartas são aquelas a que falta responder.

    Ha só um elemento do livro de entrada de correspondencia que exige uma certa atenção, para que lapsos se não dêem: é a numeração a que chamámos «relativa». É facil dar a uma carta, por engano. o mesmo numero que o da carta anterior da mesma firma: basta que, ao procurar para traz, no livro de entradas, o nome da firma, se salte a ultima inserção. Mas contra isto ha um remedio antecipado, que é muito simples. Ao dar entrada á carta de uma firma, sublinha-se, ou marca-se de qualquer outra maneira clara, o numero da carta anterior; feito isto, nunca haverá duvidas sobre qual é o numero da carta imediatamente anterior de uma firma ― é aquêle que ainda não está sublinhado, ou marcado da maneira que se escolheu.

    O genero de êrro, a que acabamos de aludir, dar-se-hia com firmas com quem houvesse correspondencia freqùente, ou quasi freqùente. Mas com firmas, com quem não tivesse havido quasi correspondencia nenhuma, o mesmo êrro se poderia dar, por uma razão oposta. Sendo dificil descobrir, por estar distante, uma carta anterior, ou a carta imediatamente anterior, da firma, é facil caír-se no êrro de supôr que a carta entrada é a primeira carta que déla se recebe. Mas contra isto, tambem, há um remedio anticipado, e seguro. Todos os mezes, e no fim de cada mez, se deve passar para o arquivo de fichas ou cartões a nota da correspondencia entrada (como, aliás, tambem da saída). Essa nota será, sem dúvida, apenas uma inscripção numerica nas fichas ou cartões das firmas com quem, o de quem, existe já correspondencia. Para firmas que escrevam pela primeira vez será a abertura de ficha. Se isto se fizer, o encarregado do livro de entradas terá apenas, perante uma carta de firma que estranhe, que procurá-la, primeiro, entre as entradas do mez, e depois, caso alí a não houvesse encontrado, nas fichas do arquivo. Assim verificará, com facilidade e rapidez, que numero «relativo» deve dar á carta que entrou.

    É evidente, porêm, que o livro de registro de correspondencia entrada pode, pela inserção de mais duas colunas, tornar-se absolutamente seguro de consulta, qualquer que seja o fim com que se queira consultá-lo. As duas colunas referidas ficam entre a terceira (que é a do numero «relativo» da carta) e a quarta (que é a do nome da firma). A primeira déstas novas colunas registra o numero «absoluto» da carta imediatamente anterior da firma; a segunda registra o numero «absoluto» da carta imediatamente ulterior. É um genero de registro absolutamente análogo ao que vulgarmente se faz nos copiadores para a correspondencia expedida e nêles copiada; ali se costuma escrever em cada página o numero da pagina onde está a carta anterior da firma, e o numero da pagina onde está a carta seguinte.

    Com o livro de entrada de correspondencia assim completamente registrado, e o sistema de fixas organisado como se disse, e registro de correspondencia entrada fica facil e imediatamente consultavel para todos os fins que se imaginem.

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    A correspondencia, uma vez entrada, fica logo em uma de trez categorias: correspondencia que não tem resposta, correspondencia a responder no proprio dia, correspondencia a responder mais tarde. Sobre o destino imediato da primeira e da segunda ninguem tem dúvidas nem hesitações: a primeira segue logo para o arquivo; a segunda segue para o arquivo pouco depois, feita que esteja a resposta ― no fim do dia, ou na manhã seguinte, o mais tardar. É sobre o destino imediato da correspondencia que aguarda resposta que se estabelece divergencia. Uns são de opinião que essa correspondencia se arquive imediatamente, como a outra, e se aponte de qualquer modo que há que responder-lhe. Outros são de parecer que essa correspondencia se retenha, separada do arquivo, em pasta propria, até que a resposta se efectue.

    Os argumentos em favor dos dois criterios dir-se-hia que se equilibram; a nosso vêr, porêm, a balança prática pende para o segundo, que é, aliás, o mais seguido, embora sem método. Arquivada a carta que tem resposta, embora não imediata, a necessidade de responder-lhe é lembrada, ou pelo livro de entradas (e da maneira a que já nos referimos), ou por apontamento especial. O livro de entradas, porêm, deve estar em poder do encarregado do arquivo, que não é, em geral, quem responde ás cartas; a sua funcção, nêste respeito, só poderá naturalmente ser, por assim dizer, fiscal. E quer o livro de entradas, quer um apontamento especial, são inferiores á propria carta tanto como elementos de lembrança, como porque a propria carta não só se lembra mas é, detalhadamente, aquilo a que há que responder.

    Parece-nos, pois, realmente preferivel o sistema vulgar de retêr fóra do arquivo a correspondencia que espera resposta. O que nos não parece preferivel é o sistema ― que, aliás, não é nenhum ― que se adopta para essa retenção em grande numero de escritorios. Consiste êle em se guardarem essas cartas, sem ordem nem método, e em geral soltas, numa pasta de Assuntos Pendentes, ou coisa que o valha. Este processo peca radicalmente contra dois dos principios fundamentais da disciplina dos trabalhos de escritorio ― (1) não haver papeis soltos, (2) pôr por ordem tudo que possa ser posto por ordem. O problema é dos mais simples de resolver: (1) em vez de numa pasta, onde estejam soltas, as cartas ficam numa pasta onde estejam presas; (2) em vez de estarem dispostas ao acaso nessa pasta, estão por ordem alphabetica, ou ― o que tambem é ordem, mas pior ― por ordem cronológica.

    Estas considerações fecham o assunto «correspondencia entrada». Nem será preciso, porcerto, lembrar que a carta recebida, ao entrar no arquivo, deve trazer indicada a data em que se lhe respondeu, ou o facto de que não tinha resposta.

    (CONCLUSÃO)

    A CORRESPONDENCIA saída aparece no arquivo por meio da copia ou copias que déla se tiram. O primeiro problema que deparamos é pois o do processo de tirar essas copias.

    Antes do aparecimento a maquina de escrever não havia, para a copia das cartas expedidas, processo mais prático que o chamado «copiador», objeto hoje antipático e, onde o não impõem circunstancias legais, obsoleto. Com efeito, por aborrecido, lento e imperfeito que seja o processo, por mais que se queira simplificá-lo, de passar, por agua e prensa, uma carta ao copiador, êle é de todo ponto preferivel ao único outro processo de copia antigamente conhecido ― o traslado da carta, ou seja o escrevê-la de novo para déla ficar um duplicado.

    Com o advento da maquina de escrever e do seu companheiro o papel quimico, suprimiu-se, com ganho de tempo, de perfeição e eficiencia, a velharia do copiador. De tempo, porque no mesmo acto de escrever a carta éla se copia; de perfeição, porque não se emprega agua, nem se corre portanto o risco freqùente e facil de se desfear a carta; de eficiencia, porque se podem tirar varias copias ao mesmo tempo. A invenção do papel quimico de copia ― isto é, do papel quimico que dá uma copia que se pode passar por agua ao copiador ― tornou possivel, onde seja necessario que tal se dê, a conjugação do uso do papel quimico com o uso do copiador; nem se perde tempo, pois a carta pode ser expedida imediatamente, visto que é a sua copia, e não éla, que é copiada naquêle abominavel livro.

    Detestamos o copiador, cuja unica vantagem (pois o ser exigido por lei, onde o é, o torna necessario mas não vantajoso) é que fórma um registro cronologico automatico da correspondencia expedida. Onde, porém, tenha que ser usado, recomendamos que se use o papel quimico de copia para êsse fim, tendo a maquina de escrever uma fita fixa, ou «record»; assim o aspecto da carta não sofrerá insulto nem haverá necessidade de demorar, uma vez éla assinada, a sua expedição.

    Referimo-nos ao copiador como tendo a unica vantagem de formar o registro cronologico da correspondencia expedida. Em casas que teem forçosamente que empregá-lo, seria absurdo estabelecer outra espécie de registro cronologico, visto essa necessidade ter ao menos esta vantagem. Mas onde não haja necessidade de copiador, o registro cronologico da correspondencia saída pode ser exactamente correspondente ao que indicámos para o a correspondencia entrada ― um livro onde a correspondencia saída se registra da mesma fórma que no outro se registra a correspondencia entrada, e com igual sistema de alusão e de numeração. Quer dizer, a correspondencia saída seria numerada do mesmo modo que a entrada, e estes numeros serviriam para a entre-referencia de um livro para outro: na coluna do livro da entrada que se destina á indicação de quando se respondeu inserir-se-hia o numero da carta de resposta; na coluna do livro da saída que se destina á indicação de a quê se respondeu se inseriria o numero da carta respondida, podendo ainda acrescentar-se, para elucidação inteira, tambem o numero da carta que veio em resposta depois. É evidente que este sistema de entre-referencias se pode empregar tambem entre o copiador e o livro de registro da correspondencia entrada.

    Dissemos no principio dêste artigo ― e agora o repetimos ― que a correspondencia, entrada e saída, tem que ser consultavel por qualquer de trez maneiras ― por ordem cronologica, por firmas, e por asuntos. Os dois livros ― o de registro da entrada e o de registro da saída ―, ou o primeiro livro e o copiador (êste perfeitamente registrado) estabelecem a consultabilidade por ordem cronologica, ou, em outras palavras, formam o arquivo cronologico. Temos que estudar agora como se fazem o arquivo por firmas e o arquivo por assuntos.

    *

    O arquivo por firmas é de todos o mais importante, porque é o que essencial e freqùentemente se consulta. É natural pois que em torno a êle surja um numero de problemas que em torno aos outros dois.

    Os elementos que constituem êste arquivo são elementos directos ― a carta que se recebe do correspondente, e a copia, a papel quimico, da carta que se lhe escreve. Quando se não tire mais que uma destas copias, é para aqui que vai essa copia unica.

    O primeiro problema que surge nesta materia é se as cartas recebidas de uma firma e as copias das cartas para éla devem arquivar-se conjunta e intercaladamente, ou, embora juntas, em dois corpos separados. O primeiro processo é aquêle em que as cartas e as copias se arquivam misturadas, e por uma ordem cronologica determinada pelas datas de recepção das primeiras e das datas das cartas de que as segundas são copias. No segundo processo, as cartas e as copias formam, como se disse, dois grupos separados, embora justapostos; e, a dentro de cada grupo, segue-se, do mesmo modo, a ordem cronologica, aliás a unica possivel. O primeiro processo é o quasi universalmente seguido; é, contudo, a nosso vêr, o pior dos dois. São duas as desvantagens evidentes dêsse processo: como em geral o papel de cartas do correspondente e do papel de copias da casa não teem o mesmo formato e corpo, dá-se uma irregularidade de arranjo que torna desagradavel o manuseio, como o seria o de um livro que tivesse folhas de diferentes tamanhos; como, tambem, o que é mais frequentemente preciso é confrontar uma carta com a sua resposta, um sistema que não permita ter as duas lado a lado deante de nós, sem necessidade de desprender ambas de onde estão presas, embaraça muito essa consulta. O segundo processo evita ambos os inconvenientes; e, se tiver havido o cuidado de em cada elemento de um grupo marcar o numero ou data de referencia ao do outro, a entrereferencia dos dois grupos será, não facil, mas facilima. Só no caso de haver pouquissima correspondencia com uma firma se não tornaria fastidiosa a consulta pelo primeiro processo; mas esta excepção é precisamente daquélas que prova a regra, pois, quando ha muito pouca correspondencia, a consulta é sempre facil, qualquer que seja o sistema, desde que se não percam as cartas ou se não arquive Zacarias na letra B.

    O segundo problema que surge nesta questão é o do processo material de arquivo. Deve arquivar-se a correspondencia por firmas em dossiers de um para cada firma? Deve arquivar-se em um dossier colectivo, dentro do qual as firmas se disponham por ordem alfabetica? Deve adoptar-se um sistema mixto, onde o primeiro processo se aplique para as firmas com quem ha muita correspondencia, e o segundo para aquelas com que ha pouca? Qualquer dos dois sistemas opostos tem vantagens, e o terceiro, que reune os dois, reune tambem em parte as vantagens dos dois. No primeiro sistema ha mais facilidade e comodidade de consulta, sobretudo de consulta simultanea de cartas de firmas diferentes. No segundo sistema ha mais simplicidade de arquivo, menor risco de desarrumação, a exigencia de um espaço mais pequeno. A vantagem maior está, a nosso vêr, no sistema mixto, desde que se mantenha o dossier colectivo apenas para as firmas com quem ha muito pouca correspondencia, abrindo-se-lhes dossiers especiais logo que a correspondencia comece a tomar algum vulto. E, como defendemos por preferivel a doutrina da arquivação separada da correspondencia recebida e das copias da expedida, sustentamos que êste principio se mantenha tanto para o dossier colectivo como para os dossiers especiais. Haveria dois dossiers colectivos ― um para a correspondencia recebida, outro para as copias da expedida. E para cada casa, cuja correspondencia merecesse dossier especial, haveria igualmente dois dêsses dossiers, do mesmo modo divididos. Distingui-los-hia a côr, sendo constante, atravez de todo o arquivo, uma côr para todos os dossiers de cartas recebidas, e outra côr para os das copias das cartas enviadas. A identidade de numero (ou de nome) nas capas os agruparia a dois e dois. Em tudo isto se trata, evidentemente, apenas da correspondencia corrente e proxima; a disposição da correspondencia passada, isto é, de anos anteriores, constitui outro problema, de que mais adiante trataremos.

    O terceiro problema é o da disposição das cartas ou copias dentro dos dossiers. Devem estar soltas, para que a carta ou copia fique sem defeito, e a consulta seja facil? Devem estar presas, para que não seja facil misturarem-se ou cahirem? As vantagens pode dizer-se que se equilibram, porêm é conveniente não esquecer que o evitar papeis soltos é um dos elementos de boa ordem em qualquer escritorio, e, ainda, que a presença de postais, e papeis de formato irregular, entre a correspondencia torna facil a mistura quando ela não esteja presa. Aliás, uma das principais objecções á prisão das cartas e das copias ― mas principalmente das cartas ― é aplicavel sòmente ao processo de prisão mais seguido, que é por perfuração. Ha processos de prisão de cartas em que se não usa a perfuração, mas a pressão. A perfuração, porêm, não tem grandes desvantagens, salvo no caso de postais ou cartas sem margem, em que é dificil não perfurar o texto. Nêstes casos, que são relativamente raros, basta colar a carta ou o postal a um papel forte ― e transparente, se fôr preciso ― e perfurar êste para a fixação no arquivo.

    O quarto problema é o da velha questão que surge não só nêste caso, mas em todo o caso de classificação alfabetica de designações compostas de varios nomes: qual é o nome que determina preferivelmente a classificação? Por exemplo: a firma A. J. Silva & Costa, Lda. deve classificar-se em A. J., em Silva, ou em Costa? Não ha criterio logicamente preferivel; adopte cada qual o que preferir. O essencial, porêm, é que, adoptado um, se adopte sempre êsse; e o risco de êrro será reduzido se o arquivo, por firmas, de cartas tiver o seu complemento (como deve ter, e pelas razões abaixo expostas) num arquivo de fichas ou cartões de referencia, quantas sejam as maneiras porque se pode classificar o nome da firma, e os cartões puramente referenciais limitar-se-hão a referir para o cartão com o nome da firma na disposição em que a classificámos.

    O quinto problema é o da organisação do arquivo de correspondencia passada (isto é, de anos anteriores) e das suas relações com o arquivo de correspondencia corrente. É a correspondencia recente que precisa de ser constantemente consultada; a passada só ocasionalmente o tem que ser. O arquivo de correspondencia divide-se pois em duas partes ― a que deve ser disposta e organisada para facil consulta imediata; e a que deve estar convenientemente arrumada para consulta pouco morosa em qualquer ocasião. Já tratámos da disposição da correspondencia recente, quanto estudámos ― foi o segundo problema nesta materia ― o «processo material de arquivo». Resta agora que tratemos do arquivo permanente da correspondencia e das suas relações com o arquivo corrente. A grande maioria das casas estabelece o arquivo permanente da correspondencia por classificação cronologica: agrupa em «arquivos» relativos a anos, semestres, ou outros quaisquer periodos, e por ordem alfabetica de firmas dentro de cada «arquivo», as cartas recebidas, e as copias das cartas expedidas, durante êsse periodo. Repudiamos êste sistema porque vai contra o proprio principio do arquivo de correspondencia: o ser êle primariamente um arquivo por firmas, e não por ordem cronologica. A nosso vêr ― e nisto somos coërentes com tudo quanto aqui temos exposto ―, o arquivo permanente de correspondencia deve obedecer a principios identicos aos do arquivo corrente. Em primeiro lugar, em vez de «arquivos» largos e pesados deve havê-los mais pequenos, porque a comodidade é uma facilitação, e portanto um elemento vantajoso na organisação. Em segundo lugar, e para cada firma com que ha correspondencia em certo vulto, deve um «arquivo» ser empregado para a correspondencia déla em determinado periodo, havendo tambem um «arquivo» identico (diferente apenas na côr da capa) para as copias das cartas para essa firma no mesmo periodo. Cada um dêsses «arquivos» terá exteriormente um numero, correspondente permanentemente á firma; e os arquivos sucessivos terão uma numeração acessoria sucessiva, ex., 23/1, 23/2, 23/3, etc. Para as firmas com pouca correspondencia se manterá o mesmo principio que no arquivo corrente: agrupá-la em dossiers maiores e ir distribuindo por dossiers menores á medida que a correspondencia fôr tomando vulto.

    A relação entre o arquivo de correspondencia antiga e o de correspondencia corrente estabelece-se por meio de fichas, ou cartões. Como se viu, o mais conveniente é que cada firma tenha um numero, e que com êsse numero se marque tudo que diz respeito a essa firma. O sistema de fichas ou cartões estabelece a passagem dos nomes para os números, e, com isso, agrupa e relaciona automaticamente o arquivo das cartas passadas e o arquivo da correspondencia corrente.

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    Estas considerações esgotam o arquivo por firmas, no que ha nêle de problemas realmente fundamentais. Falta agora tratar do arquivo por assuntos. Na altura em que vamos da explicação da materia, pouco é preciso dizer a êste respeito. Como as cartas recebidas teem que ser arquivadas no arquivo por firmas, e como em cada carta, recebida ou expedida, se pode tratar de mais de um assunto, o arquivo por assuntos deve ser um arquivo por cartões, ou fichas, com referencias concisas e faceis ás cartas onde os assuntos se tratam. Dado o já exposto, porêm, tudo isto é intuitivo. A êsse respeito, portanto, nada de especial ha que dizer.

  • O ARQUIVO DE CORRESPONDÊNCIA

    A ORGANIZAÇÃO dos arquivos, e principalmente do arquivo de correspondência entrada e saída ― que é o principal ― é um dos pontos mais importantes da organização interna de qualquer escritório, seja industrial ou comercial.

    Esta organização especial divide-se em três partes: o arquivo de correspondência entrada, o arquivo de correspondência saída, e o arquivo de referência a estas duas. Esta divisão não quer dizer que haja necessariamente arquivos materialmente diferentes para a correspondência entrada e saída: quer dizer apenas que a correspondência entrada e a correspondência saída são dois aspetos a tratar separadamente, ainda que as cartas de uma e as cópias das cartas da outra se reúnam sob as capas da mesma pasta ou do mesmo dossier.

    Passamos a indicar os processos mais eficientes de arquivar e coordenar a correspondência entrada, a correspondência saída, e a referência a ambas. Muito contribui para a facilidade de trabalho de um escritório o ter uma boa organização, de fácil consulta, da sua correspondência.

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    Comecemos por o que é fundamental. A correspondência, entrada e saída, tem que ser consultável por qualquer de três maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por assuntos. E, como é de ver, a consulta, de qualquer das três maneiras, tem que ser o mais fácil e o mais perfeita possível.

    Posto isto, e tendo isto sempre presente, entramos, orientadamente, no assunto.

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    Toda a correspondência, que entra num escritório, deve ser registada, para fins cronológicos, num livro destinado para esse fim. Nesse livro, e na própria carta (ou postal), devem ficar registados, não só a data de entrada, mas também dos números de entrada ― um, por assim dizer, absoluto; outro, por assim dizer, relativo. O primeiro número é um número de ordem da carta a dentro de toda a correspondência; assim as cartas entradas numa ocasião são registadas com números seguidos, em seguimento dos das cartas imediatamente anteriores, sendo, é claro, indiferente quais as cartas que tomam precedência de outras quando entram na mesma ocasião. O segundo número é um número de ordem da carta a dentro da correspondência da casa que a escreveu. Um exemplo: determinada carta terá a data de receção 13 de abril de 1926, e nos números 17565/122; quer dizer que esta carta é a 17565.ª recebida pelo escritório, e a 122.ª recebida da casa que a escreveu.

    O primeiro número tem, em geral, apenas a conveniência de dar à carta um sinal distintivo; e, de todos os sinais distintivos, é o sinal numérico o mais simples. O segundo número tem um fim mais evidentemente prático: numeradas na devida ordem as cartas de uma firma, é fácil, retirada qualquer delas do arquivo, ou tendo esquecido ali pô-la, verificar a sua falta, pois é sempre fácil verificar um salto de número.

    É este, como é de ver, o sistema mais perfeito de registo imediato, e fiscalização futura, da correspondência entrada. Num escritório, porém, que receba todos os dias uma correspondência numerosíssima, e em que urgências de expediente obriguem a prestar a essa correspondência uma atenção imediata, pode parecer que a relativa morosidade deste registo, por depressa que seja feito, constitui um impedimento do trabalho. Não há obstáculo real. E’ tudo uma questão de ordem, de disciplina, e de adaptação as circunstâncias, que variam de escritório para escritório. Se o escritório tem secções, e a correspondência se pode dividir nitidamente por elas, o registro de entradas pode comportar a mesma seccionação, e, dada a cada secção uma letra, a inscrição das cartas entradas pode obedecer a uma numeração seccional, sem prejuízo da numeração da carta a dentro das da firma que a escreve. Assim a carta, em vez de ser numerada 17565/122, como no exemplo dado, será numerada B. 3452/122, sendo B a secção e 3452 o número de ordem da carta a dentro da correspondência entrada nessa secção. Se o escritório tem muita correspondência, mas não comporta divisão em secções, só haverá morosidade no registo de entradas se esse registo for feito diretamente num livro, e portanto por um só empregado. Se, porém, a numeração «absoluta» for feita por numerador mecânico ― o que permite a um só empregado «despachar» rapidamente uma grande quantidade de cartas ―, e o apontamento das firmas remetentes feito em seguida, em papéis soltos, e com a nota desse número, por diversos empregados, pode, executado esse trabalho, um empregado passar sossegadamente ao livro de entradas o resultado dele, sem em nada estorvar a atenção urgente que tenha que dar-se às cartas, pois já as não terá em seu poder. Faltará a aposição, nas cartas, do número a que chamámos «relativo»; mas esse, que o empregado pode verificar no livro de entradas, pelo exame de entradas anteriores, lança-o ele depois nas próprias cartas, que, como será ele o encarregado de arquivo, lhe voltarão às mãos no decurso do dia para que as insira, ou faça inserir, nas respetivas pastas ou dossiers. Que, em matéria de organização, todos devem compenetrar se de um princípio: nada é difícil nem complexo desde que haja método e ordem.

    O livro de entrada de correspondência, a que temos estado aludindo, tem uma primeira coluna onde se insere a data da entrada da carta; uma segunda coluna onde se insere o número «absoluto» que recebe; uma terceira onde vai o seu número «relativo»; uma quarta que é para o nome da firma; e uma quinta, onde se regista a data da resposta (e/ ou o número dela, se as cartas expedidas também são numeradas) ou a indicação de que não teve resposta, porque não tinha que tê-la. Esta última coluna tem a vantagem de que por ela, reparando nos espaços que estão em branco, imediatamente se verifica que cartas são aquelas a que falta responder.

    Há só um elemento do livro de entrada de correspondência que exige uma certa atenção, para que lapsos se não deem: é a numeração a que chamámos «relativa». E’ fácil dar a uma carta, por engano. o mesmo número que o da carta anterior da mesma firma: basta que, ao procurar para trás, no livro de entradas, o nome da firma, se salte a última inserção. Mas contra isto há um remédio antecipado, que é muito simples. Ao dar entrada à carta de uma firma, sublinha-se, ou marca-se de qualquer outra maneira clara, o número da carta anterior; feito isto, nunca haverá dúvidas sobre qual é o número da carta imediatamente anterior de uma firma ― é aquele que ainda não está sublinhado, ou marcado da maneira que se escolheu.

    O género de erro, a que acabamos de aludir, dar-se-ia com firmas com quem houvesse correspondência frequente, ou quase frequente. Mas com firmas, com quem não tivesse havido quase correspondência nenhuma, o mesmo erro se poderia dar, por uma razão oposta. Sendo difícil descobrir, por estar distante, uma carta anterior, ou a carta imediatamente anterior, da firma, é fácil cair-se no erro de supor que a carta entrada é a primeira carta que dela se recebe. Mas contra isto, também, há um remédio antecipado, e seguro. Todos os meses, e no fim de cada mês, se deve passar para o arquivo de fichas ou cartões a nota da correspondência entrada (como, aliás, também da saída). Essa nota será, sem dúvida, apenas uma inscrição numérica nas fichas ou cartões das firmas com quem, o de quem, existe já correspondência. Para firmas que escrevam pela primeira vez será a abertura de ficha. Se isto se fizer, o encarregado do livro de entradas terá apenas, perante uma carta de firma que estranhe, que procurá-la, primeiro, entre as entradas do mês, e depois, caso ali a não houvesse encontrado, nas fichas do arquivo. Assim verificará, com facilidade e rapidez, que numero «relativo» deve dar à carta que entrou.

    É evidente, porém, que o livro de registo de correspondência entrada pode, pela inserção de mais duas colunas, tornar-se absolutamente seguro de consulta, qualquer que seja o fim com que se queira consultá-lo. As duas colunas referidas ficam entre a terceira (que é a do número «relativo» da carta) e a quarta (que é a do nome da firma). A primeira destas novas colunas regista o número «absoluto» da carta imediatamente anterior da firma; a segunda regista o número «absoluto» da carta imediatamente ulterior. É um género de registo absolutamente análogo ao que vulgarmente se faz nos copiadores para a correspondência expedida e neles copiada; ali se costuma escrever em cada página o número da página onde está a carta anterior da firma, e o número da página onde está a carta seguinte.

    Com o livro de entrada de correspondência assim completamente registado, e o sistema de fixas organizado como se disse, e registo de correspondência entrada fica fácil e imediatamente consultável para todos os fins que se imaginem.

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    A correspondência, uma vez entrada, fica logo em uma de três categorias: correspondência que não tem resposta, correspondência a responder no próprio dia, correspondência a responder mais tarde. Sobre o destino imediato da primeira e da segunda ninguém tem dúvidas nem hesitações: a primeira segue logo para o arquivo; a segunda segue para o arquivo pouco depois, feita que esteja a resposta ― no fim do dia, ou na manhã seguinte, o mais tardar. É sobre o destino imediato da correspondência que aguarda resposta que se estabelece divergência. Uns são de opinião que essa correspondência se arquive imediatamente, como a outra, e se aponte de qualquer modo que há que responder-lhe. Outros são de parecer que essa correspondência se retenha, separada do arquivo, em pasta própria, até que a resposta se efetue.

    Os argumentos em favor dos dois critérios dir-se-ia que se equilibram; a nosso ver, porém, a balança prática pende para o segundo, que é, aliás, o mais seguido, embora sem método. Arquivada a carta que tem resposta, embora não imediata, a necessidade de responder-lhe é lembrada, ou pelo livro de entradas (e da maneira a que já nos referimos), ou por apontamento especial. O livro de entradas, porém, deve estar em poder do encarregado do arquivo, que não é, em geral, quem responde às cartas; a sua função, neste respeito, só poderá naturalmente ser, por assim dizer, fiscal. E quer o livro de entradas, quer um apontamento especial, são inferiores à própria carta tanto como elementos de lembrança, como porque a própria carta não só se lembra mas é, detalhadamente, aquilo a que há que responder.

    Parece-nos, pois, realmente preferível o sistema vulgar de reter fora do arquivo a correspondência que espera resposta. O que nos não parece preferível é o sistema ― que, aliás, não é nenhum ― que se adota para essa retenção em grande número de escritórios. Consiste ele em se guardarem essas cartas, sem ordem nem método, e em geral soltas, numa pasta de Assuntos Pendentes, ou coisa que o valha. Este processo peca radicalmente contra dois dos princípios fundamentais da disciplina dos trabalhos de escritório ― (1) não haver papéis soltos, (2) pôr por ordem tudo que possa ser posto por ordem. O problema é dos mais simples de resolver: (1) em vez de numa pasta, onde estejam soltas, as cartas ficam numa pasta onde estejam presas; (2) em vez de estarem dispostas ao acaso nessa pasta, estão por ordem alfabética, ou ― o que também é ordem, mas pior ― por ordem cronológica.

    Estas considerações fecham o assunto «correspondência entrada». Nem será preciso, por certo, lembrar que a carta recebida, ao entrar no arquivo, deve trazer indicada a data em que se lhe respondeu, ou o facto de que não tinha resposta.

    (CONCLUSÃO)

    A CORRESPONDÊNCIA saída aparece no arquivo por meio da cópia ou cópias que dela se tiram. O primeiro problema que deparamos é pois o do processo de tirar essas cópias.

    Antes do aparecimento a máquina de escrever não havia, para a cópia das cartas expedidas, processo mais prático que o chamado «copiador», objeto hoje antipático e, onde o não impõem circunstâncias legais, obsoleto. Com efeito, por aborrecido, lento e imperfeito que seja o processo, por mais que se queira simplificá-lo, de passar, por água e prensa, uma carta ao copiador, ele é de todo ponto preferível ao único outro processo de cópia antigamente conhecido ― o traslado da carta, ou seja o escrevê-la de novo para dela ficar um duplicado.

    Com o advento da máquina de escrever e do seu companheiro o papel químico, suprimiu-se, com ganho de tempo, de perfeição e eficiência, a velharia do copiador. De tempo, porque no mesmo ato de escrever a carta ela se copia; de perfeição, porque não se emprega água, nem se corre portanto o risco frequente e fácil de se desfear a carta; de eficiência, porque se podem tirar várias cópias ao mesmo tempo. A invenção do papel químico de cópia ― isto é, do papel químico que dá uma cópia que se pode passar por água ao copiador ― tornou possível, onde seja necessário que tal se dê, a conjugação do uso do papel químico com o uso do copiador; nem se perde tempo, pois a carta pode ser expedida imediatamente, visto que é a sua cópia, e não ela, que é copiada naquele abominável livro.

    Detestamos o copiador, cuja única vantagem (pois o ser exigido por lei, onde o é, o torna necessário mas não vantajoso) é que forma um registo cronológico automático da correspondência expedida. Onde, porém, tenha que ser usado, recomendamos que se use o papel químico de cópia para esse fim, tendo a máquina de escrever uma fita fixa, ou «record»; assim o aspeto da carta não sofrerá insulto nem haverá necessidade de demorar, uma vez ela assinada, a sua expedição.

    Referimo-nos ao copiador como tendo a única vantagem de formar o registo cronológico da correspondência expedida. Em casas que têm forçosamente que empregá-lo, seria absurdo estabelecer outra espécie de registo cronológico, visto essa necessidade ter ao menos esta vantagem. Mas onde não haja necessidade de copiador, o registo cronológico da correspondência saída pode ser exatamente correspondente ao que indicámos para o a correspondência entrada ― um livro onde a correspondência saída se regista da mesma forma que no outro se regista a correspondência entrada, e com igual sistema de alusão e de numeração. Quer dizer, a correspondência saída seria numerada do mesmo modo que a entrada, e estes números serviriam para a entrerreferência de um livro para outro: na coluna do livro da entrada que se destina à indicação de quando se respondeu inserir-se-ia o número da carta de resposta; na coluna do livro da saída que se destina à indicação de a quê se respondeu se inseriria o número da carta respondida, podendo ainda acrescentar-se, para elucidação inteira, também o número da carta que veio em resposta depois. É evidente que este sistema de entrerreferências se pode empregar também entre o copiador e o livro de registo da correspondência entrada.

    Dissemos no princípio deste artigo ― e agora o repetimos ― que a correspondência, entrada e saída, tem que ser consultável por qualquer de três maneiras ― por ordem cronológica, por firmas, e por asuntos. Os dois livros ― o de registo da entrada e o de registo da saída ―, ou o primeiro livro e o copiador (este perfeitamente registrado) estabelecem a consultabilidade por ordem cronológica, ou, em outras palavras, formam o arquivo cronológico. Temos que estudar agora como se fazem o arquivo por firmas e o arquivo por assuntos.

    *

    O arquivo por firmas é de todos o mais importante, porque é o que essencial e frequentemente se consulta. É natural pois que em torno a ele surja um número de problemas que em torno aos outros dois.

    Os elementos que constituem este arquivo são elementos diretos ― a carta que se recebe do correspondente, e a cópia, a papel químico, da carta que se lhe escreve. Quando se não tire mais que uma destas cópias, é para aqui que vai essa cópia única.

    O primeiro problema que surge nesta matéria é se as cartas recebidas de uma firma e as cópias das cartas para ela devem arquivar-se conjunta e intercaladamente, ou, embora juntas, em dois corpos separados. O primeiro processo é aquele em que as cartas e as cópias se arquivam misturadas, e por uma ordem cronológica determinada pelas datas de receção das primeiras e das datas das cartas de que as segundas são cópias. No segundo processo, as cartas e as cópias formam, como se disse, dois grupos separados, embora justapostos; e, a dentro de cada grupo, segue-se, do mesmo modo, a ordem cronológica, aliás a única possível. O primeiro processo é o quase universalmente seguido; é, contudo, a nosso ver, o pior dos dois. São duas as desvantagens evidentes desse processo: como em geral o papel de cartas do correspondente e do papel de cópias da casa não têm o mesmo formato e corpo, dá-se uma irregularidade de arranjo que torna desagradável o manuseio, como o seria o de um livro que tivesse folhas de diferentes tamanhos; como, também, o que é mais frequentemente preciso é confrontar uma carta com a sua resposta, um sistema que não permita ter as duas lado a lado diante de nós, sem necessidade de desprender ambas de onde estão presas, embaraça muito essa consulta. O segundo processo evita ambos os inconvenientes; e, se tiver havido o cuidado de em cada elemento de um grupo marcar o número ou data de referência ao do outro, a entrerreferência dos dois grupos será, não fácil, mas facílima. Só no caso de haver pouquíssima correspondência com uma firma se não tornaria fastidiosa a consulta pelo primeiro processo; mas esta exceção é precisamente daquelas que prova a regra, pois, quando há muito pouca correspondência, a consulta é sempre fácil, qualquer que seja o sistema, desde que se não percam as cartas ou se não arquive Zacarias na letra B.

    O segundo problema que surge nesta questão é o do processo material de arquivo. Deve arquivar-se a correspondência por firmas em dossiers de um para cada firma? Deve arquivar-se em um dossier coletivo, dentro do qual as firmas se disponham por ordem alfabética? Deve adotar-se um sistema misto, onde o primeiro processo se aplique para as firmas com quem há muita correspondência, e o segundo para aquelas com que há pouca? Qualquer dos dois sistemas opostos tem vantagens, e o terceiro, que reúne os dois, reúne também em parte as vantagens dos dois. No primeiro sistema há mais facilidade e comodidade de consulta, sobretudo de consulta simultânea de cartas de firmas diferentes. No segundo sistema há mais simplicidade de arquivo, menor risco de desarrumação, a exigência de um espaço mais pequeno. A vantagem maior está, a nosso ver, no sistema misto, desde que se mantenha o dossier coletivo apenas para as firmas com quem há muito pouca correspondência, abrindo-se-lhes dossiers especiais logo que a correspondência comece a tomar algum vulto. E, como defendemos por preferível a doutrina da arquivação separada da correspondência recebida e das cópias da expedida, sustentamos que este princípio se mantenha tanto para o dossier coletivo como para os dossiers especiais. Haveria dois dossiers coletivos ― um para a correspondência recebida, outro para as cópias da expedida. E para cada casa, cuja correspondência merecesse dossier especial, haveria igualmente dois desses dossiers, do mesmo modo divididos. Distingui-los-ia a cor, sendo constante, através de todo o arquivo, uma cor para todos os dossiers de cartas recebidas, e outra cor para os das cópias das cartas enviadas. A identidade de número (ou de nome) nas capas os agruparia a dois e dois. Em tudo isto se trata, evidentemente, apenas da correspondência corrente e próxima; a disposição da correspondência passada, isto é, de anos anteriores, constitui outro problema, de que mais adiante trataremos.

    O terceiro problema é o da disposição das cartas ou cópias dentro dos dossiers. Devem estar soltas, para que a carta ou cópia fique sem defeito, e a consulta seja fácil? Devem estar presas, para que não seja fácil misturarem-se ou caírem? As vantagens pode dizer-se que se equilibram, porém é conveniente não esquecer que o evitar papéis soltos é um dos elementos de boa ordem em qualquer escritório, e, ainda, que a presença de postais, e papéis de formato irregular, entre a correspondência torna fácil a mistura quando ela não esteja presa. Aliás, uma das principais objeções à prisão das cartas e das cópias ― mas principalmente das cartas ― é aplicável somente ao processo de prisão mais seguido, que é por perfuração. Há processos de prisão de cartas em que se não usa a perfuração, mas a pressão. A perfuração, porém, não tem grandes desvantagens, salvo no caso de postais ou cartas sem margem, em que é difícil não perfurar o texto. Nestes casos, que são relativamente raros, basta colar a carta ou o postal a um papel forte ― e transparente, se for preciso ― e perfurar este para a fixação no arquivo.

    O quarto problema é o da velha questão que surge não só neste caso, mas em todo o caso de classificação alfabética de designações compostas de vários nomes: qual é o nome que determina preferivelmente a classificação? Por exemplo: a firma A. J. Silva & Costa, Lda. deve classificar-se em A. J., em Silva, ou em Costa? Não há critério logicamente preferível; adote cada qual o que preferir. O essencial, porém, é que, adotado um, se adote sempre esse; e o risco de erro será reduzido se o arquivo, por firmas, de cartas tiver o seu complemento (como deve ter, e pelas razões abaixo expostas) num arquivo de fichas ou cartões de referência, quantas sejam as maneiras porque se pode classificar o nome da firma, e os cartões puramente referenciais limitar-se-ão a referir para o cartão com o nome da firma na disposição em que a classificámos.

    O quinto problema é o da organização do arquivo de correspondência passada (isto é, de anos anteriores) e das suas relações com o arquivo de correspondência corrente. É a correspondência recente que precisa de ser constantemente consultada; a passada só ocasionalmente o tem que ser. O arquivo de correspondência divide-se pois em duas partes ― a que deve ser disposta e organizada para fácil consulta imediata; e a que deve estar convenientemente arrumada para consulta pouco morosa em qualquer ocasião. Já tratámos da disposição da correspondência recente, quanto estudámos ― foi o segundo problema nesta matéria ― o «processo material de arquivo». Resta agora que tratemos do arquivo permanente da correspondência e das suas relações com o arquivo corrente. A grande maioria das casas estabelece o arquivo permanente da correspondência por classificação cronológica: agrupa em «arquivos» relativos a anos, semestres, ou outros quaisquer períodos, e por ordem alfabética de firmas dentro de cada «arquivo», as cartas recebidas, e as cópias das cartas expedidas, durante esse período. Repudiamos este sistema porque vai contra o próprio princípio do arquivo de correspondência: o ser ele primariamente um arquivo por firmas, e não por ordem cronológica. A nosso ver ― e nisto somos coerentes com tudo quanto aqui temos exposto ―, o arquivo permanente de correspondência deve obedecer a princípios idênticos aos do arquivo corrente. Em primeiro lugar, em vez de «arquivos» largos e pesados deve havê-los mais pequenos, porque a comodidade é uma facilitação, e portanto um elemento vantajoso na organização. Em segundo lugar, e para cada firma com que há correspondência em certo vulto, deve um «arquivo» ser empregado para a correspondência dela em determinado período, havendo também um «arquivo» idêntico (diferente apenas na cor da capa) para as cópias das cartas para essa firma no mesmo período. Cada um desses «arquivos» terá exteriormente um número, correspondente permanentemente à firma; e os arquivos sucessivos terão uma numeração acessória sucessiva, ex., 23/1, 23/2, 23/3, etc. Para as firmas com pouca correspondência se manterá o mesmo princípio que no arquivo corrente: agrupá-la em dossiers maiores e ir distribuindo por dossiers menores à medida que a correspondência for tomando vulto.

    A relação entre o arquivo de correspondência antiga e o de correspondência corrente estabelece-se por meio de fichas, ou cartões. Como se viu, o mais conveniente é que cada firma tenha um número, e que com esse número se marque tudo que diz respeito a essa firma. O sistema de fichas ou cartões estabelece a passagem dos nomes para os números, e, com isso, agrupa e relaciona automaticamente o arquivo das cartas passadas e o arquivo da correspondência corrente.

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    Estas considerações esgotam o arquivo por firmas, no que há nele de problemas realmente fundamentais. Falta agora tratar do arquivo por assuntos. Na altura em que vamos da explicação da matéria, pouco é preciso dizer a este respeito. Como as cartas recebidas têm que ser arquivadas no arquivo por firmas, e como em cada carta, recebida ou expedida, se pode tratar de mais de um assunto, o arquivo por assuntos deve ser um arquivo por cartões, ou fichas, com referências concisas e fáceis às cartas onde os assuntos se tratam. Dado o já exposto, porém, tudo isto é intuitivo. A esse respeito, portanto, nada de especial há que dizer.